Help ik moet notuleren

Secretaresse Uitzendbureau FlexStar Secretarieel

‘Wie voelt zich vandaag geroepen om te notuleren?’ De kans dat zich op deze vraag spontaan veel collega’s aanmelden, is heel erg klein. Notuleren wordt vaak gezien als een vervelende klus. Want hoe weet je wat belangrijk is om op te schrijven én wat je juist moet weglaten? Hoe kun je bijhouden wat er wordt gesproken? Hoe weet je welke collega wat zegt?

Is notuleren moeilijk?

Vaak zien de vergaderdeelnemers alleen maar dat de secretaresse notuleert en dat er binnen 2 dagen een verslag op tafel ligt. Ze hebben geen idee van wat er allemaal bij komt kijken om überhaupt tot een verslag te komen:

= Voorbereiding?
= Doelen bepalen?
= Verslagvorm bepalen?
= Wat komt er wel in het verslag en wat niet?
= Spreektaal omzetten naar schrijftaal?

Het enige waar een deelnemer aan de vergadering wil hebben, is een correct en efficiënt leesbaar verslag.
Pas als je zelf een keer een vergadering hebt genotuleerd, weet je dat daar het nodige bij komt kijken en dat notuleren een tijdrovende klus is.

Een goede voorbereiding is het halve werk

‘Chantal, we gaan over een kwartier in vergadering. Kom je notuleren?’ Natuurlijk doet Chantal dat, haar werkgever heeft het haar immers gevraagd. Maar gemakkelijk zal het niet worden…

Waarom niet? Wat mist Chantal? Het antwoord is simpel: een goede voorbereiding! Hoe lastig is het als je niet weet waarom punten op de agenda staan? Met andere woorden, als je niet weet wat het doel is van een agendapunt, weet je ook niet wat je moet opschrijven en welke zaken je uit een discussie moet halen voor je notulen.

Als je wel eens hebt genotuleerd, herken je dat wel. Er ontstaat tijdens de vergadering een uitgebreide discussie waarbij alle vergaderaars het nodige inbrengen. Help! Ja inderdaad “help” als je niet weet wat het doel is van het desbetreffende agendapunt.

Als je wel weet waarom het punt is geagendeerd is er geen enkele reden tot paniek. Je weet dan namelijk wat belangrijk is en wat niet, ofwel wat je wel en niet in je notulen moet opnemen van de discussie. Gaat het in de discussie om het agendadoel? Prima, dan schrijf je er wat van op. Is de discussie erg interessant maar heeft deze niets te maken met het doel van het desbetreffende agendapunt? Dan is het dus niet interessant voor je notulen en kun je het weglaten.

Tijdens de vergadering: luisteren, samenvatten en noteren tegelijkertijd
Ofwel: multitasken! Je kunt hiervoor gebruik maken van diverse hulpmiddelen zoals pen en papier, laptop of tablet. Wanneer je met pen en papier notuleert en je vindt dat je veel tijd kwijt bent aan het uitwerken van je aantekeningen, kun je een overstap naar het gebruik van de laptop overwegen. Word kent diverse handigheidjes die je prima van dienst kunnen zijn tijdens het notuleren. Een groot voordeel van het notuleren met de laptop is natuurlijk dat je de tekst al in je document hebt staan en niet meer helemaal hoeft over te typen.

Heb je een Ipad tot je beschikking?

Dan kun je gebruik maken van een aantal handige vergaderapps.
Ook is het handig om op je Ipad een (beknopte) actielijst te maken die je na de vergadering direct aan alle deelnemers kunt toesturen.

Een prettige app voor de Ipad is SoundNote

SoundNote volgt wat je typt terwijl deze het geluid vastlegt. Zo hoef je je nooit meer druk te maken om een belangrijk detail te missen. Wanneer je in de tekst op een woord klikt, speelt SoundNote direct het desbetreffende geluidsfragment af. Als je klaar bent kunt je tekst en geluidsfragmenten delen via e-mail of direct versturen naar de PC.

Het uitwerken van je aantekeningen tot een verslag

Help ik moet notuleren…Na de vergadering wacht je de grootste klus: het ordenen van je aantekeningen en ervoor zorgen dat er een perfect vergaderslag wordt opgeleverd. Deze helpen je om je aantekeningen zo duidelijk te maken dat je er bij het uitwerken zo doorheen vliegt!

Een aantal tips:

= Zet afkortingen om in hele woorden. Nu weet je nog wat je ermee bedoelt, later wellicht niet meer.
= Vul aantekeningen aan waar nodig.
= Streep overbodige aantekeningen weg.
= Breng structuurwijzigingen aan.
= Zorg ervoor dat alle besluiten, acties, actienemers en data duidelijk zijn.
Het verdient de voorkeur om dit nog in de vergaderzaal te doen. Vaak blijven de deelnemers na de vergadering nog even ‘hangen’. Wanneer je een van hen nog iets wilt vragen, kun je dat direct doen.

Tot slot

Notuleren blijft een intensieve bezigheid die de nodige vaardigheden vereist. Je leert het vooral door het veel te doen! Als je net begint met notuleren, is het raadzaam om eerst een makkelijke vergadering bij te wonen. Daarna wordt de lat steeds een stukje hoger gelegd. Als het goed gaat, zul je merken dat het een kick geeft wanneer je een mooi verslag hebt afgeleverd!