Makkelijker notuleren? Adviseer de voorzitter!
Makkelijker notuleren? Adviseer de voorzitter!
Een voorzitter die een vergadering goed leidt, maakt je rol als notulist een stuk makkelijker. Helaas hebben veel voorzitters dit niet echt in de vingers. Ze gaan slecht voorbereid de vergadering in en dat is voor de notulist heel vervelend. Maar daar kun je iets aan doen!
Het probleem is dat veel voorzitters niet stilstaan bij de taak die ze hebben als voorzitter. Ze weten niet welke vergaderprocessen er spelen tijdens de vergadering en hoe je die kunt beïnvloeden. Ze staan niet stil bij de aanleiding of het doel van een agendapunt. Of ze laten deelnemers uitgebreid stokpaardjes berijden.
Stap in je rol als adviseur
Als je dit gedrag herkent: stap in je rol als adviseur!
Vertel de voorzitter dat je op twee manieren kunt voorzitten: taakgericht en groepsgericht.
Taakgericht voorzitten
Taakgericht voorzitten wil zeggen dat de voorzitter erop let dat de vergaderdoelen worden bereikt. Hij geeft bij elk agendapunt aan wat de aanleiding en wat het doel van het punt is. Is er sprake van informatie uitwisselen, mening vormen of besluit nemen? Tijdens de discussie roept hij de deelnemers tot de orde als ze te veel afdwalen. Bij de afronding geeft hij een korte samenvatting van de discussie en formuleert hij de afspraken en acties.
Groepsgericht voorzitten
Groepsgericht voorzitten wil zeggen dat de voorzitter de deelnemers motiveert om een positieve bijdrage te leveren. Hij probeert alle deelnemers bij de vergadering te betrekken. Door geregeld samen te vatten, voorkom je dat mensen de draad kwijtraken en afhaken. Elkaar in de rede vallen, niet laten uitpraten, onderonsjes of slecht luisteren zijn natuurlijk niet gewenst.
Verschillen zullen er altijd zijn
Het creatief omgaan met de verschillen tussen de deelnemers is een van de moeilijkste opgaven voor de voorzitter. Verschillen zullen er altijd zijn – iedere deelnemer heeft nu eenmaal zijn eigen achtergrond, kennisniveau, temperament enzovoort – maar met deze informatie kun je de voorzitter wel helpen!